Ewidencja zbiorów to zapis drogi każdej książki przez bibliotekę: od wpływu (akcesji), przez wpis do księgi inwentarzowej i nadanie numeru inwentarzowego, aż po ewentualny ubytek udokumentowany protokołem. Dobrze prowadzona ewidencja pozwala w każdej chwili odpowiedzieć na pytania: ile mamy egzemplarzy, skąd się wzięły, gdzie są i co się stało z tymi, których już nie ma. W tym artykule wyjaśniamy najważniejsze pojęcia, pokazujemy, jak uporządkować akcesję i ubytki, oraz podpowiadamy, jak ułatwić sobie tę pracę w systemie bibliotecznym.
Na jakiej podstawie prowadzi się ewidencję?
Sposób ewidencji materiałów bibliotecznych w bibliotekach wchodzących w skład ogólnokrajowej sieci bibliotecznej określa rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz.U. 2008 nr 205, poz. 1283; tekst w ISAP). Zgodnie z nim ewidencja obejmuje:
- sumaryczną (wstępną) ewidencję wpływów,
- szczegółową ewidencję wpływów,
- szczegółową i sumaryczną ewidencję ubytków,
- finansowo-księgową ewidencję wpływów i ubytków.
Szczegółowe wymogi — wzory dokumentów, jednostki ewidencyjne, zasady kontroli zbiorów — znajdziesz w treści rozporządzenia i jego załącznikach. Ten tekst jest praktycznym wprowadzeniem, a nie interpretacją przepisów; w razie wątpliwości warto sięgnąć do źródła i wewnętrznych zarządzeń biblioteki.
Słowniczek: akcesja, wpływ, inwentarz, ubytek
| Pojęcie | Co oznacza w praktyce |
|---|---|
| Wpływ | Jedna dostawa materiałów — np. zakup na podstawie faktury, darowizna, wymiana |
| Akcesja | Zarejestrowanie wpływu w zbiorach biblioteki, zwykle z kolejnym numerem akcesji |
| Księga inwentarzowa | Szczegółowy wykaz egzemplarzy, w którym każdy ma własny, niepowtarzalny numer |
| Numer inwentarzowy | Kolejny numer egzemplarza w inwentarzu — nie zmienia się przez cały czas jego obecności w zbiorach |
| Sygnatura | Oznaczenie miejsca książki na półce, np. dział i nazwisko autora |
| Ubytek | Trwałe wycofanie egzemplarza ze zbiorów — np. zniszczenie, zagubienie, nieaktualność |
| Protokół ubytków | Dokument, który uzasadnia wycofanie egzemplarzy i jest podstawą wpisu do ewidencji ubytków |
| Skontrum | Kontrola zbiorów — porównanie stanu faktycznego na półkach z ewidencją |
Akcesja krok po kroku
Akcesja zaczyna się w momencie, gdy do biblioteki trafia nowa dostawa. Niezależnie od tego, czy pracujesz na papierze, czy w systemie, kolejność czynności jest podobna:
- Sprawdź dokument wpływu. Faktura, umowa darowizny lub protokół przekazania — każdy wpływ powinien mieć dokument źródłowy.
- Zarejestruj wpływ. Nadaj numer akcesji, wpisz datę, źródło wpływu i filię, do której trafią książki.
- Wpisz pozycje. Tytuł, autor, ISBN, liczba egzemplarzy, wartość egzemplarza z dokumentu.
- Nadaj numery inwentarzowe. Każdy egzemplarz dostaje kolejny numer w księdze inwentarzowej.
- Opracuj egzemplarze. Pieczątka, sygnatura, etykieta z kodem kreskowym, opis katalogowy — i dopiero wtedy książka trafia na półkę.
Księga inwentarzowa — papier czy system?
Tradycyjna księga inwentarzowa to gruby zeszyt z rubrykami wypełnianymi ręcznie. Wiele bibliotek prowadzi ją dziś elektronicznie, w systemie bibliotecznym. Różnice w codziennej pracy są wyraźne:
- Ciągłość numeracji. System sam nadaje kolejny numer inwentarzowy, więc nie ma ryzyka, że dwa egzemplarze dostaną ten sam numer albo że jakiś numer zostanie pominięty.
- Jeden zapis zamiast kilku. Dane z akcesji trafiają jednocześnie do inwentarza i katalogu — nie przepisujesz ich drugi raz.
- Szybkie wyszukiwanie. Egzemplarz znajdziesz po numerze inwentarzowym, kodzie kreskowym, sygnaturze lub ISBN w kilka sekund.
- Filie. Każda placówka może mieć własną numerację, a dyrektor widzi całość zbiorów w jednym miejscu.
Przechodząc z papierowej księgi do systemu, zdecyduj, od którego numeru zaczyna się nowa numeracja, i nie zmieniaj jej w trakcie roku — to najprostszy sposób, by zachować ciągłość ewidencji.
Ubytki i protokół ubytków
Każda biblioteka co jakiś czas wycofuje egzemplarze: zniszczone, zaczytane, nieaktualne, zagubione przez czytelników albo takie, których nie udało się odzyskać. Ubytek to nie tylko zdjęcie książki z półki — trzeba go udokumentować.
Najczęstsze przyczyny ubytków
- zniszczenie w trakcie użytkowania (tzw. zaczytanie),
- zagubienie lub niezwrócenie przez czytelnika,
- nieaktualność treści (np. przestarzałe poradniki i informatory),
- braki stwierdzone podczas skontrum,
- przekazanie egzemplarzy innej instytucji.
Jak udokumentować ubytek
Wycofywane egzemplarze wpisuje się do protokołu ubytków, podając ich numery inwentarzowe i przyczynę. Na podstawie protokołu oznacza się egzemplarze jako ubytki w ewidencji. Ważne, by w systemie nie usuwać takich rekordów „na zawsze” — historia egzemplarza i jego numer inwentarzowy powinny zostać w ewidencji, nawet gdy książki fizycznie już nie ma.
Skontrum — kontrola zbiorów
Skontrum polega na porównaniu tego, co faktycznie stoi na półkach i jest wypożyczone, z tym, co jest zapisane w ewidencji. Zasady jego przeprowadzania także opisuje rozporządzenie o ewidencji. Przy elektronicznej ewidencji i kodach kreskowych na każdym egzemplarzu kontrola jest znacznie prostsza: zamiast odhaczać numery w zeszycie, skanujesz książki, a różnice widać od razu. Braki stwierdzone podczas skontrum trafiają do protokołu ubytków.
Najczęstsze błędy w ewidencji
- wpisywanie książek na półkę „na chwilę”, bez akcesji — potem trudno ustalić, skąd pochodzą,
- ponowne użycie numeru inwentarzowego po egzemplarzu wycofanym ze zbiorów,
- usuwanie rekordów zamiast oznaczania ich jako ubytki,
- ubytki bez protokołu albo protokół bez numerów inwentarzowych,
- zmiana zasad numeracji w trakcie roku, bez zapisania, od którego numeru obowiązuje nowa,
- rozbieżności między filiami — każda prowadzi ewidencję „po swojemu”.
Większości z tych problemów zapobiega system, który sam pilnuje kolejnych numerów i nie pozwala trwale usunąć egzemplarza z ewidencji.
Ewidencja zbiorów w Libroo
W Libroo każda nowa książka przechodzi trzy kroki. Najpierw wpisujesz wpływ do Akcesji — system podpowiada kolejny numer akcesji, a pozycje możesz dodać ręcznie albo wgrać fakturę (PDF, skan, JPG, Excel), z której system rozpozna tytuły i ISBN. Po zapisaniu akcesji system sam nadaje numery inwentarzowe i kody kreskowe. Egzemplarze trafiają do Opracowania, gdzie drukujesz etykiety i sprawdzasz sygnatury, a po aktywacji pojawiają się w katalogu. Numerację inwentarzową, kodów kreskowych, akcesji i darowizn ustawiasz osobno dla każdej filii.
Wycofanie egzemplarza to zmiana statusu na Ubytkowany — system ostrzega, że ubytek powinien mieć pokrycie w protokole ubytków. Ubytkowane, zagubione i ukryte egzemplarze trafiają do Archiwum, skąd w razie pomyłki można je przywrócić. Szczegóły znajdziesz w poradnikach Nowe książki: akcesja, opracowanie, katalog oraz Egzemplarze i zmiana statusu. Jeśli rozważasz zmianę systemu, przeczytaj też jak przenieść dane z MAK+ i jak wybrać system biblioteczny. Pytania o ewidencję w Libroo wyślij na kontakt@libroo.pl.
Najczęstsze pytania
Czym różni się akcesja od inwentaryzacji?
Akcesja to zarejestrowanie nowego wpływu (np. zakupu lub darowizny) w zbiorach biblioteki. Wpis do księgi inwentarzowej nadaje każdemu egzemplarzowi z tego wpływu własny numer inwentarzowy. Skontrum (kontrola zbiorów) to z kolei porównanie stanu faktycznego z ewidencją.
Czy księgę inwentarzową można prowadzić w systemie bibliotecznym?
Wiele bibliotek prowadzi ewidencję elektronicznie. System nadaje kolejne numery inwentarzowe automatycznie i łączy dane z akcesji z katalogiem. Szczegółowe wymogi dotyczące ewidencji określa rozporządzenie w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz.U. 2008 nr 205, poz. 1283).
Co powinien zawierać protokół ubytków?
Co najmniej wykaz wycofywanych egzemplarzy z ich numerami inwentarzowymi oraz przyczynę ubytku (np. zniszczenie, zagubienie, nieaktualność). Wzory dokumentów i szczegółowe zasady warto sprawdzić w rozporządzeniu o ewidencji i wewnętrznych zarządzeniach biblioteki.
Czy po ubytkowaniu egzemplarz znika z systemu?
Nie powinien. W Libroo ubytkowany egzemplarz nie jest usuwany — trafia do Archiwum (zakładka Ubytki), skąd w razie pomyłki można go przywrócić.