Selekcja zbiorów i protokół ubytków: jak wycofać książki zgodnie z przepisami

Selekcja zbiorów to planowe wycofywanie z biblioteki egzemplarzy zniszczonych, nieaktualnych, zbędnych, zagubionych lub niezwróconych przez czytelników – zawsze na podstawie dowodu ubytku, najczęściej protokołu komisji, i z wpisem do rejestru ubytków. Dobrze przeprowadzona selekcja odświeża półki, zwalnia miejsce i sprawia, że ewidencja odpowiada temu, co biblioteka naprawdę ma. W tym artykule omawiamy przepisy, przyczyny wycofania, dwa rodzaje protokołów, rejestr ubytków oraz to, co zrobić z wycofanymi książkami.

Podstawa prawna: rozporządzenie o ewidencji

Ubytki reguluje to samo rozporządzenie, które opisuje akcesję i skontrum: rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz.U. 2008 nr 205, poz. 1283; tekst w ISAP). Najważniejsze przepisy:

• § 16 – ewidencja ubytków obejmuje materiały wyłączane ze zbiorów i jest prowadzona szczegółowo i sumarycznie;
• § 17 – podstawą ewidencji są dowody ubytków zaakceptowane przez kierownika biblioteki; wzory protokołów i rejestru ubytków są w załącznikach nr 5–7;
• § 19 – co najmniej raz w roku sporządza się zestawienie ubytków z liczbą i wartością (wzór w załączniku nr 8);
• § 20 – przekazanie zbędnych materiałów innej bibliotece i przekazanie na makulaturę;
• § 33–34 – braki bezwzględne ze skontrum wpisuje się do rejestru ubytków.

Szczegóły – kto zasiada w komisji, jak często przeprowadza się selekcję, co dzieje się z wycofanymi książkami – zwykle reguluje wewnętrzne zarządzenie dyrektora. Ten tekst to praktyczne wprowadzenie, a nie interpretacja prawna.

Kiedy wycofać książkę ze zbiorów?

Rozporządzenie wymienia dwie grupy ubytków: materiały niezwrócone przez czytelników oraz materiały wycofane w wyniku selekcji lub nieodnalezione w trakcie spisu. W praktyce przyczyny wyglądają tak:

Dwa rodzaje dowodów ubytku

Rozporządzenie przewiduje dwa podstawowe dowody ubytków (§ 17 ust. 2). Każdy ma własny wzór w załącznikach:

Do protokołu dołącza się wykaz wycofywanych egzemplarzy. Każda pozycja powinna mieć co najmniej numer inwentarzowy, autora i tytuł, wartość oraz przyczynę ubytku. Protokół podpisują członkowie komisji, a dowód ubytku akceptuje kierownik biblioteki. Przekazanie zbędnych książek innej bibliotece dokumentuje się osobnym protokołem z pokwitowaniem odbioru – dla biblioteki przekazującej jest on dowodem ubytku, a dla przyjmującej dowodem wpływu (§ 20 ust. 1).

Selekcja krok po kroku

1. Zarządzenie i komisja. Dyrektor powołuje komisję do selekcji i określa jej zakres (cały księgozbiór, wybrany dział, konkretna filia).
2. Przegląd półek. Bibliotekarz odkłada egzemplarze kandydujące do wycofania i sporządza ich roboczy wykaz.
3. Ocena komisji. Komisja przegląda egzemplarze i decyduje, które rzeczywiście wycofać, a które naprawić, przenieść do magazynu lub zostawić.
4. Protokół. Powstaje protokół komisji z wykazem egzemplarzy, przyczynami i wartością. Kierownik biblioteki go akceptuje.
5. Ewidencja. Egzemplarze wpisuje się do rejestru ubytków, a w księdze inwentarzowej zaznacza się ubytek przy ich numerach.
6. Katalog i system. Egzemplarze oznacza się jako wycofane, żeby nie pokazywały się czytelnikom jako dostępne.
7. Fizyczne usunięcie. Książki dostają oznaczenie „wycofano ze zbiorów” (np. pieczątkę) i trafiają tam, gdzie zdecydowała komisja.

Rejestr ubytków („księga ubytków”)

Sumaryczną ewidencję ubytków prowadzi się w rejestrze ubytków (§ 17 ust. 3), który w bibliotekach często nazywa się „księgą ubytków”. Kilka zasad z rozporządzenia:

• w rejestrze zapisuje się kolejne dowody ubytków (np. protokoły) – zwykle z liczbą i wartością wycofanych egzemplarzy,
• rejestr prowadzi się osobno dla każdej grupy zbiorów, która ma własną księgę inwentarzową (§ 17 ust. 4),
• co najmniej raz w roku sporządza się zestawienie ubytków z ich liczbą i wartością (§ 19),
• ubytki materiałów ewidencjonowanych w sposób uproszczony (np. podręczników w bibliotekach szkolnych) ujmuje się w oddzielnych protokołach (§ 18) i nie wlicza do zestawienia (§ 19 ust. 2).

Numer inwentarzowy wycofanego egzemplarza nie jest ponownie wykorzystywany. Ubytek zamyka historię egzemplarza w ewidencji, ale jej nie kasuje. Więcej o całej ścieżce od akcesji do ubytku przeczytasz w artykule o ewidencji zbiorów w bibliotece.

Co zrobić z wycofanymi książkami?

Rozporządzenie wprost wymienia dwie drogi: przekazanie innej bibliotece (na podstawie protokołu z pokwitowaniem) i przekazanie na makulaturę (adnotacja na dowodzie ubytku). Biblioteki często stosują też inne rozwiązania, jeśli pozwalają na to ich wewnętrzne przepisy:

• przekazanie szkołom, świetlicom, szpitalom, domom pomocy społecznej,
• „półka wymiany” lub nieodpłatne oddanie książek czytelnikom,
• kiermasz, jeśli zgodzi się na to organizator i księgowość,
• makulatura lub utylizacja egzemplarzy zniszczonych.

Zanim wybierzesz kiermasz czy oddawanie książek, uzgodnij sposób postępowania z dyrektorem i księgowością – wycofane egzemplarze to wciąż mienie jednostki do czasu zakończenia procedury.

Ubytki w statystykach i sprawozdaniach

Ubytki zmniejszają stan i wartość księgozbioru. Zestawienie ubytków (raz w roku, z liczbą i wartością) pozwala uzgodnić ewidencję biblioteczną z księgowością, a aktualny stan zbiorów jest potrzebny w sprawozdaniach, m.in. dla GUS. Warto śledzić kilka wskaźników:

• liczba i wartość ubytków w roku na tle liczby wpływów,
• struktura przyczyn: ile zaczytanych, ile nieaktualnych, ile zagubionych,
• działy z największą liczbą braków – sygnał, że trzeba je lepiej zabezpieczyć,
• odsetek księgozbioru starszego niż np. 10 lat w działach popularnonaukowych.

O sprawozdaniu GUS piszemy więcej w artykule o sprawozdaniu K-03, a o kontroli zbiorów – w tekście Skontrum w bibliotece krok po kroku.

Ubytki w Libroo

Libroo ma moduł ubytków. Egzemplarz wycofasz, zmieniając jego status na Ubytkowany – pojedynczo, w oknie „Ubytkuj książkę” po wyszukaniu egzemplarza albo dla wielu zaznaczonych egzemplarzy naraz. Przy tej zmianie system wyświetla ostrzeżenie, że ubytek powinien mieć pokrycie w protokole ubytków. Sam protokół i rejestr ubytków przygotowujesz według wzorów z rozporządzenia – Libroo ich nie generuje.

Ubytkowane egzemplarze nie są usuwane: trafiają do Archiwum, gdzie w zakładce Ubytki widać tytuł, autora, ISBN, numer inwentarzowy, sygnaturę, filię i kod kreskowy. W razie pomyłki możesz je stamtąd przywrócić. Szczegóły znajdziesz w poradniku Egzemplarze i zmiana statusu, a pełną listę funkcji na stronie Funkcje. Pytania wyślij na kontakt@libroo.pl.

Najczęstsze pytania